Les règles financières en matière de congé-éducation payé

Si vous accordez un congé-éducation à un ou plusieurs de vos travailleurs, vous pouvez demander un remboursement forfaitaire de ce congé. Le congé doit avoir été accordé conformément aux conditions légales et vous devez avoir payé une rémunération pour ces jours. Les dossiers concernant l'année scolaire 2012-2013 doivent être introduits au plus tard pour le 30 juin 2014.

Un droit pour les travailleurs du secteur privé

Dans le cadre du congé-éducation payé, les travailleurs du secteur privé bénéficient d'heures de congé supplémentaires pour les formations qu'ils suivent pendant leur temps libre, ou un congé est accordé pour assister effectivement à des cours qui coïncident avec les heures de travail. Le congé-éducation payé est donc un droit, pour les travailleurs du secteur privé, de s'absenter du travail avec maintien de la rémunération pour suivre des formations agréées. Tous les travailleurs à temps plein peuvent prendre un congé-éducation payé pour des formations générales ou professionnelles. Ces formations générales et professionnelles doivent être explicitement agréées par la loi et doivent comporter au moins 32 heures de cours par an. Elles ne peuvent pas figurer sur la liste des formations qui sont exclues. Le nombre d'heures de congé-éducation payé auquel le travailleur a droit est limité (max. 180 heures). Les travailleurs à temps partiel peuvent recourir au congé-éducation pendant leurs heures habituelles de travail mais proportionnellement à leurs prestations à temps partiel.  Il ne doit pas y avoir de lien entre la formation suivie et la fonction de votre travailleur. Vous ne pouvez pas refuser un congé-éducation payé mais un accord doit toutefois être trouvé quant à la planification du congé.

Bon à savoir. Les travailleurs qui souhaitent suivre une formation les préparant à exercer un métier en pénurie peuvent bénéficier d'un congé-éducation payé de 180 heures. Un métier en pénurie est un métier pour lequel il existe une pénurie significative de main-d'œuvre. Les services régionaux pour l'emploi mettent régulièrement à jour la liste des métiers en pénurie. Sur la base de ces listes, l'Office national de l'Emploi (ONEm) publie chaque année 2 listes officielles des professions en pénurie, une liste néerlandophone et une liste francophone. Cliquez ici pour obtenir la liste néerlandophone pour l'année scolaire 2013-2014 et cliquez ici pour la liste francophone pour l'année scolaire 2013-2014. La formation au métier en pénurie doit débuter au cours de l'année pour laquelle la formation figure dans la liste. Même si une formation disparaît de la liste les années suivantes, le travailleur conserve son droit à 180 heures de congé-éducation payé. Le contrôle vous incombe. 

Demande de remboursement par l'employeur

Si vous avez octroyé un congé-éducation payé à un ou plusieurs travailleurs au cours de l'année scolaire précédente, vous pouvez demander un remboursement forfaitaire de ce congé. La demande de remboursement par année scolaire pour les congés-éducation accordés dans la période du 1er septembre au 31 août inclus de l'année suivante doit être introduite collectivement pour tous les travailleurs. La demande de remboursement est introduite par l'employeur ou par le secrétariat social. La demande comprend principalement 2 formulaires : une déclaration globale de créance pour tous les travailleurs concernés et la fiche individuelle par travailleur par ordre alphabétique. Les formulaires types sont disponibles sur le site internet du Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale (SPF ETCS) : formulaire type de la déclaration de créance et formulaire type de la fiche individuelle.

Vous devez joindre à la fiche individuelle, les attestations originales d'inscription régulière et d'assiduité délivrées à vos travailleurs par les établissements d'enseignement et les organisations de formation.   Votre travailleur doit vous transmettre l'attestation d'inscription régulière au plus tard le 31 octobre de l'année scolaire. En cas d'inscription tardive (après le 31 octobre), en cas d'inscription à une formation qui démarre après le 31 octobre ou en cas de changement d'employeur au cours de l'année scolaire, il doit vous transmettre cette attestation dans les 15 jours qui suivent l'inscription ou l'entrée en service. Si votre travailleur ne respecte pas ces délais, vous pouvez lui refuser le droit au congé-éducation payé.  Avec l'attestation d'assiduité, votre travailleur prouve qu'il suit régulièrement les cours. Il doit vous remettre cette attestation régulièrement, au début de chaque trimestre.

Les documents suivants doivent par ailleurs aussi être joints (selon le cas) :

la preuve que des heures de cours coïncident avec du temps de travail (pour les travailleurs occupés à moins de 4/5 selon un horaire fixe) ; 

une copie du contrat de travail (pour les travailleurs à temps partiel ayant un horaire variable) ; 

une déclaration sur l'honneur du travailleur certifiant qu'il ne possède pas encore de diplôme de l'enseignement secondaire supérieur (s'il suit une formation d'éducation de base ou une formation menant à l'obtention d'un premier diplôme de l'enseignement secondaire supérieur).

La demande doit être envoyée au SPF ETCS, Direction du congé-éducation payé, rue Ernest Blerot 1 à 1070 Bruxelles.  Veillez à ce que votre dossier soit complet, sinon le remboursement ne sera que partiel (pour les travailleurs pour lesquels tous les documents justificatifs auront été introduits).

Introduction de la demande de remboursement

La demande de remboursement pour le congé-éducation peut être introduite à l'issue de l'année scolaire. Vous disposez d'un délai d'un an et demi pour introduire la demande. Ce délai prend cours le 1er janvier de l'année au cours de laquelle la créance est née. Le remboursement doit être demandé chaque année et au plus tard le 30 juin de l'année qui suit celle au cours de laquelle l'année scolaire considérée a pris fin. Les dossiers concernant l'année scolaire 2012-2013 doivent être introduits au plus tard le 30 juin 2014 (le 30 juin 2015 pour l'année scolaire 2013-2014). 

Montant du remboursement du coût salarial pour l'employeur

Pour tout congé-éducation payé qui est accordé, le remboursement à l'employeur est limité à un montant forfaitaire par heure. Ce montant peut varier en fonction de la formation suivie et du budget disponible. Peu importe le coût salarial réel de chaque heure de congé-éducation payé. Vous recevrez donc un forfait pour chaque heure approuvée de congé-éducation payé.  Pour éviter que le montant du remboursement aux employeurs soit plus élevé que le coût réel du travailleur, le remboursement aux employeurs est limité à 22,08 euros maximum par heure de congé-éducation pour l'année scolaire 2013-2014. Pour l'année scolaire 2012-2013, ce forfait s'élève à 21,65 euros maximum. 

Montant de la rémunération du travailleur

Vos travailleurs qui prennent un congé-éducation continuent de percevoir leur rémunération aux échéances habituelles. Mais cette rémunération est elle aussi plafonnée à un certain montant qui est en principe indexé tous les ans.   Du 1er septembre 2013 au 31 août 2014, le plafond de la rémunération brute pour les heures de congé-éducation est porté à 2.760 euros, après une indexation du plafond de 2.706 euros applicable pour l'année scolaire 2012-2013.

Financement du congé-éducation payé

Le système du congé-éducation payé est financé à 50% par les cotisations patronales et à 50% par l'Etat. La cotisation patronale est égale à 0,04% à compter du quatrième trimestre 2013 jusqu'au troisième trimestre compris de 2014. A partir du quatrième trimestre 2014, cette cotisation est fixée de manière structurelle à 0,05%. La retenue est effectuée sur les rémunérations qui entrent en considération pour le calcul des cotisations de sécurité sociale.