Les remboursements de frais forfaitaires vus par l'ONSS

Les remboursements de “frais propres à l'employeur” que vous effectuez à votre travailleur, ne sont pas imposables ni soumis aux cotisations de sécurité sociale. Pour les petites dépenses difficilement justifiables, vous pouvez vous baser sur les instructions de l'ONSS qui, pour différents frais, admet une estimation forfaitaire.

Notion de rémunération en droit social

La notion de rémunération est une notion importante du droit de la sécurité sociale. La rémunération brute du travailleur est soumise aux cotisations de sécurité sociale. Sont exclues de la notion de rémunération - et ne sont par conséquent pas soumises aux cotisations de sécurité sociale - les sommes qui constituent un remboursement de frais dont la charge incombe à l'employeur. Il s'agit en l'occurrence uniquement des frais occasionnés par l'exécution du contrat de travail (p. ex. frais de déplacement, frais de téléphone, frais de repas).

Si votre travailleur doit effectuer certaines dépenses dans le cadre de l'exercice de sa profession et que vous lui remboursez ces dépenses, ce remboursement n'est donc en principe pas soumis aux cotisations de sécurité sociale. L'ONSS ne considèrera pas un remboursement de frais comme une rémunération à condition que: 1° ce remboursement soit un véritable remboursement de frais qui n'entraîne pas un enrichissement du travailleur; 2° le remboursement s'effectue sur base des frais réels ou sur base d'un forfait en rapport avec la hauteur réelle des dépenses; et 3° vous soyez tenu de rembourser les frais au travailleur.

Frais réels ou forfait

Le remboursement de frais peut s'effectuer sur base des frais réels ou sur base d'un forfait en rapport avec la hauteur réelle des dépenses. Les petites dépenses difficilement justifiables au moyen de pièces justificatives sont généralement remboursées sur une base forfaitaire. L'ONSS l'accepte à condition que vous puissiez justifier le forfait appliqué au moyen de pièces justificatives ou de tout autre moyen de preuve (à l'exception du serment). Vous pouvez ainsi prouver la réalité des frais au moyen de documents écrits, tels que le règlement de travail, les notes de service ou les avenants au contrat de travail.

Tableau des forfaits de l'ONSS

En 2010, l'ONSS a réalisé un tableau récapitulatif des différents postes de dépenses pour lesquels il accepte une estimation forfaitaire. Ce tableau vient à nouveau d'être actualisé. Les montants y repris sont des montants maximums. Si les dépenses excèdent les montants forfaitaires repris dans le tableau, vous pouvez prouver les frais réels. Les sommes qui dépassent le montant des frais réels sont considérées comme rémunération et soumises aux cotisations de sécurité sociale.
Les remboursements de frais forfaitaires ne peuvent pas couvrir des frais qui sont déjà remboursés d'une autre manière.
Les deux systèmes (frais réels et frais forfaitaires) ne peuvent pas non plus être utilisés ensemble pour un même type de frais.

Voici à présent quelques exemples extraits des instructions administratives de l'ONSS (2014/04).

Frais des déplacements domicile-lieu de travail et déplacements professionnels avec la voiture ou la bicyclette.
Montant du forfait: 0,3468 euro par km (voiture) et 0,22 euro par km (bicyclette).
Conditions: vous ne pouvez pas être le propriétaire du véhicule ni le financer. Les forfaits comprennent “tous” les frais: entretien, assurance, carburant...

Frais de route des travailleurs itinérants (travailleurs obligés de se déplacer pendant au minimum quatre heures consécutives pendant leur journée de travail).
Montant du forfait: 10 euros par jour et une indemnité de repas de 6 euros par jour.
Conditions: vos travailleurs n'ont pas accès aux commodités sanitaires et autres dans l'entreprise ou sur la plupart des chantiers et n'ont d'autre possibilité que de prendre un repas à l'extérieur.

Frais de bureau des travailleurs qui effectuent une partie de leur travail à domicile.
Montant du forfait: 117,27 euros par mois. Ce montant couvre notamment les frais de chauffage, électricité, petit matériel de bureau...
Conditions: les travailleurs doivent effectuer structurellement et régulièrement une partie de leur travail à la maison et disposer dans leur habitation d'un espace pour effectuer leur travail. Pour les travailleurs qui disposent d'un endroit de travail chez leur employeur, le forfait ne sera accepté que s'il apparaît clairement de leur fonction qu'ils travaillent régulièrement à la maison. Pour les travailleurs qui tombent dans le champ d'application de la loi sur le temps de travail, cela signifie que les heures prestées à la maison ne peuvent dépasser le temps de travail maximum.

Frais de voiture (garage, parking, car-wash).
Montant du forfait: 50 euros par mois (garage), 15 euros par mois (parking) et 15 euros par mois (car-wash).
Conditions: le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles.
Si vous exigez que le véhicule soit entreposé dans un garage pour sa sécurité ou la sécurité de son contenu, cette obligation doit être imposée à tous les travailleurs qui se trouvent dans la même situation.

Frais de PC et d'Internet.
Montant du forfait: 20 euros par mois pour un PC et 20 euros par mois pour Internet.
Conditions: le travailleur utilise son propre PC et/ou sa propre connexion à Internet à des fins professionnelles de façon régulière (à savoir 1 jour/semaine, quelques heures plusieurs fois/semaine, une semaine chaque mois...); et vous n'intervenez d'aucune autre manière dans ces frais (p. ex. en prenant une partie du prix d'achat du PC à votre charge).

Notion de rémunération en droit fiscal

Attention. La notion de rémunération en droit fiscal diffère de la notion de rémunération en droit social. Certains postes de dépenses font également l'objet d'une estimation forfaitaire admise par le fisc (p. ex. les frais des déplacements de service en Belgique ou les frais liés à l'utilisation professionnelle d'une voiture appartenant au travailleur). Pour d'autres postes de dépenses (p. ex. les frais de bureau), par contre, vous devez conclure un accord (in)formel avec le fisc. Etant donné que tout remboursement de frais doit pouvoir être contrôlé, vous devez déclarer ces remboursements de frais sur les fiches fiscales.

Conséquences d'une requalification en rémunération

La requalification en rémunération est lourde de conséquences. L'ONSS et le fisc peuvent remonter trois ans en arrière. En cas de fraude, ce délai est prolongé de deux ans pour le fisc.
Sur le plan social, l'employeur risque, outre une majoration de cotisations et des intérêts de retard calculés sur base annuelle, une sanction pour déclaration incomplète ou incorrecte.
Sur le plan fiscal, la déduction au titre de frais professionnels sera rejetée et l'employeur risque de devoir payer la cotisation spéciale sur les commissions secrètes sur les fiches de paie qui n'ont pas été établies ou pas correctement. Le travailleur quant à lui risque une révision à l'impôt des personnes physiques.