Dans quels cas les remboursements de frais sont-ils exonérés de cotisations sociales?

Les remboursements de “frais propres à l'employeur” ne sont en principe pas imposables ni soumis aux cotisations de sécurité sociale, à condition de respecter les plafonds fixés par le fisc et l'ONSS. L'ONSS accepte une estimation forfaitaire pour différents frais mineurs difficilement démontrables.

Frais propres à l'employeur

Si votre travailleur est amené à faire certaines dépenses dans l'exercice de sa profession et que vous lui remboursez ces frais professionnels, vous ne devez en principe pas payer de cotisations ONSS sur ce montant. L'ONSS ne considère en effet pas un remboursement de frais comme une rémunération à condition que :
1° ce remboursement soit un véritable remboursement de frais qui n'entraîne pas un enrichissement du travailleur;
2° le remboursement s'effectue sur la base des frais réels ou sur la base d'un forfait en rapport avec la hauteur réelle des dépenses;
3° vous soyez soit tenu de rembourser les frais au travailleur.

Le remboursement peut avoir lieu sur la base des frais réels ou sur la base d'un forfait. L'ONSS accepte que les frais mineurs difficilement démontrables soient remboursés sur la base d'un forfait, à condition que vous puissiez justifier ce forfait. Vous pouvez prouver la réalité des frais au moyen de documents écrits, tels que le règlement de travail, les notes de service ou les avenants au contrat de travail.

Tableau des frais forfaitaires acceptés par l'ONSS

L'ONSS a réalisé un tableau récapitulatif des différents postes de dépenses pour lesquels il accepte une estimation forfaitaire. Vous pouvez consulter la dernière version du tableau sur le site web de l'ONSS, dans les instructions administratives (www.socialsecurity.be). Les montants dans ce tableau sont des montants maximums. Si les frais exposés sont supérieurs, vous pouvez évidemment prouver les frais réels. Cela signifie que vous devez prouver la réalité des frais pour l'ensemble des frais relatifs à un poste. Pour un même type de frais, vous ne pouvez utiliser qu'un seul système et non les deux (frais réels et forfaitaires).

Les sommes qui dépassent le montant des frais réels constituent une rémunération sur laquelle des cotisations sont dues.
Les remboursements de frais forfaitaires ne peuvent pas non plus couvrir des dépenses qui sont déjà remboursées d'une autre manière.
En cas de contestation, vous devez justifier votre système de remboursement de frais et prouver la réalité de ces frais à l'aide de pièces justificatives.
Attention. En cas de requalification, vous risquez, outre une majoration de cotisations et des intérêts de retard calculés sur une base annuelle, une sanction pour déclaration incomplète ou incorrecte.

En pratique

Frais de déplacement : le montant du forfait pour les frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail et les déplacements professionnels en voiture et à vélo est respectivement égal à 0,3412 euro par km (auto) et 0,22 euro par km (vélo). Les forfaits comprennent “tous” les frais (entretien, assurance, carburant). L'employeur ne peut pas être le propriétaire du véhicule ni le financer.

Frais de route : le montant du forfait pour les frais de route de travailleurs non sédentaires (c.-à-d. déplacement obligatoire de minimum quatre heures consécutives pendant la journée de travail) est de 10 euros par jour, plus une indemnité de repas de 7 euros par jour. Ce forfait suppose que les travailleurs ne puissent pas utiliser d'installations sanitaires ou autres et qu'ils soient par conséquent obligés de prendre un repas en dehors de la maison.

Frais de séjour : si le travailleur ne peut rentrer à la maison parce que son lieu de travail est trop éloigné, le montant applicable est de 35 euros par nuitée pour le repas du soir, le logement et le petit-déjeuner. Pour les déplacements de service à l'étranger, différents montants s'appliquent en fonction de la durée du séjour (maximum 30 jours calendrier ou plus de 30 jours calendrier).

Travail à domicile : le forfait pour les frais de bureau lorsque les travailleurs effectuent une partie de leur travail à la maison, s'élève à 119,61 euros par mois. Ce montant couvre notamment les frais de chauffage, électricité et petit matériel de bureau. Le travail à domicile suppose des prestations structurelles et régulières dans une pièce de l'habitation aménagée à cet effet.

PC et Internet : le forfait acceptable pour les frais d'achat d'un PC et d'une connexion Internet est de 20 euros par mois pour un PC et 20 euros par mois pour Internet. Il faut en l'occurrence que le travailleur utilise régulièrement (c.-à-d. 1 jour par semaine, 1 semaine par mois...) son propre PC et/ou sa propre connexion Internet à des fins professionnelles. Il faut en outre que l'employeur n'intervienne d'aucune autre manière dans ces frais (par ex. en payant une partie du prix d'achat du PC).

Frais de voiture : les forfaits pour les frais afférents à une voiture sont de 50 euros par mois (garage), 15 euros par mois (parking) et 15 euros par mois (car wash), à condition que le véhicule soit essentiellement utilisé à des fins professionnelles.

Frais de vêtements : les forfaits s'élèvent, pour l'achat de vêtements de travail, à 1,65 euro par jour ; pour l'entretien de vêtements de travail, à 1,65 euro par jour ; et pour les vêtements du travailleur (entretien et usure) à 0,83 euro par jour.

Et qu'en dit le fisc?

Le fisc accepte certains de ces montants (par ex. les frais pour les déplacements de service en Belgique, les frais pour l'utilisation professionnelle de la voiture personnelle du travailleur, les frais pour le PC et Internet). Pour d'autres remboursements de frais (par ex. les frais de bureau), par contre, vous devez conclure un accord (in)formel avec le fisc. Ces montants doivent également être mentionnés sur les fiches fiscales (pour éviter l'application de la cotisation spéciale sur les commissions secrètes).