Cartes carburant et autres frais de carburant: le fisc publie une FAQ

Quand une société met une voiture gratuitement à la disposition d'un dirigeant d'entreprise ou d'un travailleur, ce dernier bénéficie d'un avantage de toute nature imposable. La société elle-même doit reprendre 17 % des frais en dépenses non admises. Depuis le début de cette année, ce pourcentage a été porté à 40 % pour les sociétés qui prennent également en charge les frais de carburant. Cette mesure s'accompagne d'un important travail administratif supplémentaire: si la société veut éviter de devoir reprendre 40 % en DNA, elle devra prouver que seuls les frais de carburant professionnels ont été pris en charge.

Reprendre 17 % ou 40 % en dépenses non admises?

Les sociétés qui prennent seulement les frais de carburant professionnels en charge, peuvent reprendre 17 % en dépenses non admises. Les sociétés qui prennent également les frais de carburant privés (qui incluent également les frais de carburant pour les déplacements domicile-lieu de travail) en charge, doivent reprendre 40 % en dépenses non admises. Même si elles ne remboursent les frais de carburant privés qu'en partie. Elles peuvent le faire en distribuant des cartes carburant au personnel, mais aussi en remboursant les frais généraux sur la base de notes de frais.

Comment déterminer si la société intervient dans les frais privés? Mention dans le contrat

Une manière d'établir si la société intervient dans les frais de carburant privés est d'éplucher le contrat de travail du travailleur/dirigeant d'entreprise ou la car policy de l'entreprise. L'existence d'un sous-compte du compte de charges 61 'Services et biens divers', sur lequel les frais de carburant sont comptabilisés séparément, peut également constituer une indication en ce sens, selon le fisc.

D'un autre côté, ces documents n'ont qu'une valeur indicative. Même s'il est indiqué dans le contrat que les frais de carburant privés ne sont pas remboursés, 40 % de ces frais devront quand même être repris en dépenses non admises, s'il apparaît, que dans la pratique, la société a bien remboursé des notes de frais.

Rien dans le contrat = compter les kilomètres

Il n'y a rien d'indiqué dans le contrat de travail ou la car policy? Dans ce cas, vous devez compter les kilomètres.

A cet égard, le fisc suggère avant tout de tenir une administration des trajets, comme il est courant de le faire en matière de TVA (pour déterminer le pourcentage de déduction des véhicules à usage mixte).  Cela implique de noter la date du trajet, l'adresse de départ, l'adresse de destination et le nombre de kilomètres parcourus par jour pour les déplacements professionnels. Au début et à la fin de la période imposable, le kilométrage est enregistré, de sorte qu'il suffit de déduire le nombre de kilomètres professionnels du nombre total de kilomètres enregistrés, pour connaître l'utilisation personnelle du véhicule.

Cela représente un travail administratif considérable, c'est pourquoi le fisc propose une alternative. Le fisc a ainsi élaboré la formule suivante: nombre de kilomètres d'utilisation personnelle sur une période de douze mois = distance domicile-lieu de travail x 2 (aller et retour) x 200 (nombre de jours ouvrables) + 6.000 (kilomètres 'réellement' privés). Cette méthode est également utilisée en matière de TVA pour ceux qui ne tiennent aucune administration des trajets.

Exemple
Charles habite à 12 km de son travail. Il a une voiture avec carte carburant. Son nombre de kilomètres privés s'élève, en application de cette formule, à (12× 2 × 200) + 6.000 = 10.800.

Prouver que les kilomètres privés ne sont pas remboursés

La société va ensuite devoir prouver que seuls les kilomètres professionnels, tels que déterminés suivant une des deux méthodes visées ci-dessous (administration des trajets ou formule), ont été remboursés.
Cela peut se faire de deux manières:

Première méthode pour un remboursement sur la base de notes de frais

Prouver que le montant total des notes de frais, introduites durant la période imposable par utilisateur du véhicule, ne dépasse pas le résultat de: (nombre de kilomètres professionnels par an/nombre total de kilomètres par an) x frais de carburant totaux par an.

Exemple
La sprl DESMEDT met une voiture à la disposition de son gérant Marc. Ce dernier introduit des notes de frais pour obtenir le remboursement de ses frais de carburant professionnels. Pendant l'année, il parcourt une distance totale de 24.000 km, dont 17.000 km à des fins professionnelles. Le montant total des frais de carburant pour cette année s'élève à 3.000 EUR pour 2.400 litres de carburant.
Marc peut demander le remboursement de maximum (17.000/24.000) × 3.000 EUR = 2.125 EUR.

Dans ce cas, le taux de 17 % pourra être appliqué si les documents fournis par le dirigeant d'entreprise prouvent que le remboursement porte sur maximum 1.700 litres de carburant = (17.000/24.000) × 2.400 litres de carburant.

Deuxième méthode pour un dirigeant d'entreprise avec carte carburant

Prouver que la société a refacturé et obtenu le remboursement par l'utilisateur d'une somme au moins égale à: (nombre de kilomètres personnels par an/nombre total de kilomètres par an) x frais de carburant totaux par an.

Exemple
Mêmes données que dans l'exemple précédent mais le dirigeant d'entreprise dispose d'une carte carburant. Le dirigeant d'entreprise devra rembourser pour ses déplacements privés un montant de (7.000/24.0000) × 3.000 = 875 EUR.

Véhicules électriques et véhicules hybrides

Pour les véhicules électriques, le taux de 40 % doit être appliqué si la société met une borne de recharge électrique à disposition et en supporte tous les frais. Si la société refacture à l'utilisateur la consommation d'électricité pour les kilomètres privés, le taux de 17 % est d'application. Si le dirigeant d'entreprise reçoit un pass de recharge ou un abonnement, mis à sa disposition par la société, de sorte qu'il peut utiliser des bornes de recharge électrique dans des stations de recharge accessibles au public, les règles visées ci-dessous pour le carburant sont d'application. La consommation des véhicules électriques se mesure en kilowattheures par 100 kilomètres.

A cet égard, il peut y avoir des situations 'mixtes'. L'utilisateur peut en effet disposer d'une borne de recharge à la fois chez l'employeur et à son domicile. Il peut également utiliser une borne de recharge chez l'employeur et avoir un pass de recharge ou un abonnement qui lui donne accès à des stations de recharge publiques. Dans ces cas, la preuve que le travailleur prend les frais des kilomètres privés à sa charge, doit être fournie conformément aux dispositions visées ci-dessus.

Si l'utilisateur recharge son véhicule électrique pour son utilisation personnelle avec son électricité 'domestique', le taux de 17 % peut également être appliqué.  Du moins à condition qu'il ne demande pas le remboursement de ces frais d'électricité via une note de frais. Cette hypothèse n'est évidemment envisageable que si le dirigeant d'entreprise dispose à domicile d'un appareil grâce auquel il lui est techniquement possible de recharger la batterie.

Ces règles s'appliquent également pour les véhicules hybrides:

pour les véhicules hybrides équipés d'un système de plug-in, tant pour les frais de carburant que pour les frais d'électricité.

pour les (autres) véhicules hybrides, l'administration ne tient compte que des frais de carburant 'classiques' (diesel, essence...), suivant les règles visées ci-dessus.

A partir de quand?

Les nouvelles règles relatives aux DNA en matière de frais de voiture sont d'application pour les frais faits ou supportés par la société à partir du 1er janvier 2017, indépendamment de la date d'immatriculation du véhicule.