Registre UBO, vous avez jusqu'au 30 septembre

Tous les bénéficiaires effectifs (ou ultimate beneficial owners) de sociétés sont tenus de s'enregistrer dans le registre UBO. À cette occasion, ils doivent communiquer toutes sortes de données concernant les personnes physiques sous-jacentes. Comme le site sur lequel les utilisateurs peuvent s'enregistrer s'est fait attendre, la date limite pour laquelle les personnes concernées devaient s'enregistrer pour la première fois a de nouveau été reportée. La nouvelle date est fixée au 30 septembre 2019.

Ultimate beneficial owner ou bénéficiaire effectif

UBO est l'acronyme de ultimate beneficial owner. Il s'agit du bénéficiaire effectif d'une société ou autre entité juridique. Songez à cet égard aux trusts, fondations et ASBL (internationales). L'UBO est la personne physique derrière la société, par ex. l'actionnaire.

Un registre

En imposant la tenue d'un registre, l'État entend découvrir qui sont les personnes qui se cachent derrière toutes ces personnes morales. L'Administration de la Trésorerie du SPF Finances collecte, conserve, gère et contrôle dès lors les données des bénéficiaires effectifs.
La réglementation a par ailleurs été élaborée au niveau européen et découle de la quatrième directive anti-blanchiment de l'Union européenne. Le registre UBO s'inscrit dans le cadre de la lutte internationale contre la fraude et le blanchiment de capitaux.

Quelles sont les personnes morales et entités concernées ?

Sont soumises à l'obligation d'enregistrement :

Les sociétés, y compris les sociétés sans personnalité juridique, comme la société civile de droit commun.

Les associations et les fondations.

Les trustees et les fiduciaires.

Quelles sont les données enregistrées dans le registre ?

Pour chaque entité assujettie, il faut enregistrer une ou plusieurs personnes physiques comme bénéficiaires effectifs dans le registre UBO.  Il s'agit en principe des actionnaires qui possèdent plus de 25 % des parts. Mais il peut également s'agir de membres du conseil d'administration ou autres dirigeants de fait.

Quelles sont les informations à communiquer ?

Il convient, pour chaque bénéficiaire effectif, de compléter les données suivantes dans le registre UBO :

Nom et prénom.

Date de naissance.

Nationalité.

Pays de résidence.

Adresse actuelle.

Date à laquelle il/elle est devenu(e) bénéficiaire effectif de l'entité considérée.

Numéro d'identification.

La (les) catégorie(s) de personnes dont il/elle relève. Est-il/elle actionnaire, gérant, membre de la direction supérieure ?

Exerce-t-il/elle ces fonctions seul(e) ou en coordination avec d'autres personnes ?

Est-il/elle un bénéficiaire effectif direct ou indirect ? Et s'il s'agit d'un bénéficiaire effectif indirect, qui sont les intermédiaires (avec toutes les données d'identification de ces intermédiaires)

L'étendue de l'intérêt effectif détenu dans l'entité, p. ex. le pourcentage des parts ou droits de vote.

Nous avons déjà mentionné que la réglementation est basée sur une directive européenne. Cela signifie que si le bénéficiaire effectif était déjà enregistré dans un registre similaire dans un autre État membre, il n'est pas nécessaire qu'il s'enregistre à nouveau dans le registre UBO belge. Le bénéficiaire doit alors communiquer un extrait de ces informations à l'Administration de la Trésorerie.

Enregistrement pour le 30 septembre 2019 au plus tard

Notez bien la date du 30 septembre 2019. Il s'agit de la date limite pour laquelle toutes les données devront être communiquées au registre UBO pour la première fois. Si ces données changent, vous disposez d'un mois à partir de la modification pour mettre le registre à jour.

Les sociétés, associations et fondations redevables d'information qui ne respectent pas leurs obligations légales encourent une amende administrative dont le montant peut aller de 250 à 50 000 euros. L'amende est infligée après que le redevable d'information a été entendu ou, à tout le moins, dûment convoqué.

Qui a accès au registre UBO ?

Le registre est en principe accessible librement. Cela signifie qu'en plus de l'administration et des entités tenues de communiquer leurs données, tout citoyen ordinaire et toute personne morale peuvent consulter le registre.

Certaines restrictions s'appliquent néanmoins aux citoyens ordinaires et aux organisations :

Ils doivent démontrer un intérêt légitime. Vous ne pouvez donc pas fouiner dans le registre sans raison.

Ils ne peuvent pas voir toutes les informations et n'ont ainsi pas accès (pour des raisons de protection de la vie privée) au numéro de registre national ni à l'adresse des bénéficiaires effectifs.

Le bénéficiaire effectif peut demander à ce que certaines informations du registre soient masquées, par exemple, en raison de l'existence d'un risque disproportionné de fraude, d'enlèvement, de chantage, d'extorsion, de harcèlement, de violence ou d'intimidation ou lorsque le bénéficiaire effectif est un mineur.