Registre UBO : la date du 30 septembre maintenue pour le coup d'envoi ?

Des directives européennes contraignent les sociétés belges, mais aussi les ASBL, fondations et trusts belges à déclarer qui se cache réellement derrière la société, l'ASBL... Ces dernières doivent communiquer à l'Administration qui sont leurs bénéficiaires effectifs (UBO est l'acronyme de Ultimate Beneficial Owner). Ces données sont ensuite consignées dans le registre UBO.

Délai

La date limite de déclaration a été fixée initialement au 31 octobre 2018. L'Administration n'avait cependant pas encore terminé ses devoirs et a donc déjà dû reporter l'entrée en vigueur à plusieurs reprises. La nouvelle date limite a été fixée au 30 septembre 2019 et il semblerait que cette fois, le coup d'envoi du registre UBO pourra effectivement être donné.

Qui est considéré comme " bénéficiaire effectif " ?

La personne physique qui possède ou contrôle directement l'entreprise sans l'intervention d'autres entités juridiques est qualifiée d'UBO direct. En cas d'intervention d'une ou plusieurs autres entités juridiques intermédiaires, l'UBO est qualifié d'indirect.

Dans la pratique, l'UBO doit être déterminé en trois étapes.
Premièrement, il faut rechercher les personnes physiques qui ont directement ou indirectement au moins 25 % des droits de vote.

Exemple :

X possède 26 % des actions avec droit de vote de la SA 1 : UBO direct ;

X possède 90 % de la SA 2, qui détient elle-même 30 % de la SA 1 : 30 % de 90 % font 27 %, de sorte que X est un UBO indirect de la SA 1.

Attention aux personnes mariées dont les actions font partie de la communauté matrimoniale : les participations doivent être additionnées : si X et Y sont des personnes mariées et que chacune possède 20 % des actions de la SA 1, elles sont un UBO direct si les actions font partie de la communauté matrimoniale. Si les actions ne font pas partie de la communauté matrimoniale, aucune d'elle n'est un UBO.

Deuxièmement, il faut rechercher les personnes physiques qui exercent le contrôle de la société " par d'autres moyens ". Ce sera par exemple le cas s'il existe une convention d'actionnaires qui habilite une ou plusieurs personnes à nommer ou à révoquer la majorité des membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance.

Enfin, s'il est impossible d'établir clairement qui sont précisément les UBO, la société, fondation... peut déclarer les dirigeants principaux comme UBO. Dans une société, il s'agit des administrateurs. Dans une association de fait, il s'agit de la personne habilitée à représenter l'association.

Déclaration

Les données à reprendre dans le registre UBO sont les suivantes :

nom et prénom, date de naissance, numéro de registre national (ou identifiant similaire pour les UBO étrangers), nationalité et adresse ;

date à laquelle il/elle est devenu(e) UBO ;

catégorie d'UBO ;

s'il s'agit d'un UBO direct ou indirect (dans le dernier cas : le nombre d'intermédiaires et leur identité, l'étendue de leur intérêt effectif dans la société) ;

s'il s'agit d'un UBO qui remplit les conditions de manière isolée ou en coordination avec d'autres personnes.

Qui fait la déclaration ?

En principe, c'est le représentant légal de la société, association, fondation... qui doit faire la déclaration. Dans le cas d'une société, il s'agit donc des administrateurs.

Ces derniers peuvent évidemment désigner un mandataire à cet effet. Si un collaborateur interne est mandaté, le mandat doit être enregistré via un site web du SPF Finances, après quoi ce collaborateur peut introduire les données.

Un tiers externe (comptable, expert-comptable...) peut également être mandaté. Dans ce cas, le mandat doit également être enregistré au préalable, après quoi le mandataire a accès au registre au nom de la société.

Sanctions

Les sanctions en cas d'infractions à l'obligation de déclaration ne sont pas des moindres : l'amende administrative peut aller de 250 à 50 000 euros et elle est infligée aux administrateurs et plus généralement à toute personne qui participe à la directive effective.

Qui a accès au registre ?

Le registre UBO a pour objectif de lutter contre les pratiques de blanchiment et contre le terrorisme. Le parquet et le fisc ont dès lors accès au registre. Les organismes financiers, avocats et notaires peuvent également le consulter dans le cadre de l'exécution de leurs obligations en matière de vigilance à l'égard de la clientèle.

Les citoyens aussi ont accès au registre, fût-ce contre paiement. Si un citoyen souhaite consulter les données d'une société, il doit introduire une demande motivée. Les données relatives aux ASBL, fondations, fiducies et trusts ne peuvent être consultées qu'à condition de démontrer un intérêt légitime.

L'UBO considéré doit être informé par la société, l'ASBL, la fondation... du fait qu'il/elle est enregistré(e) dans le registre UBO. Le service public en charge de la gestion du registre l'en informera également. Cet UBO a dès lors personnellement le droit de consulter les données enregistrées et il/elle peut même demander que certaines données restent masquées.

Plus d'informations concernant le registre

L'Administration a créé un site web, non seulement pour le registre proprement dit, mais également avec davantage d'informations. Une brochure pratique et une foire aux questions détaillée sont disponibles sur https://finances.belgium.be/fr/E-services/ubo-register.