PC ou smartphone de l'employeur : attitude du fisc à l'égard des accessoires

Si vous mettez du matériel à la disposition de vos collaborateurs pour qu'ils puissent travailler, il y a deux possibilités. Soit le fisc le considère comme des frais propres à l'employeur (auquel cas il n'est pas imposable dans le chef du travail), soit il le considère comme un avantage de toute nature (auquel cas il est évidemment imposable). Les PC et smartphones relèvent de cette dernière catégorie. Mais qu'en est-il des accessoires ?

Matériel de bureau

Début 2021, l'administration fiscale a encore publié une circulaire détaillée sur la mise de matériel de bureau à la disposition des collaborateurs en télétravail. Pendant la crise du coronavirus, de très nombreux employeurs avaient fait en sorte que le télétravail obligatoire puisse avoir lieu dans les meilleures conditions possibles. Des écrans, sièges ergonomiques et imprimantes ont ainsi été achetés pour les collaborateurs.

Le fisc a consenti à ce que bon nombre de ces dépenses soient effectivement considérées comme des frais propres à l'employeur, de sorte qu'elles ne sont pas imposables dans le chef des collaborateurs.
Mais la question de l'ordinateur portable et du gsm/smartphone reste délicate.

Avantage... mais pas tant que ça

Les PC et smartphones font partie de l'équipement standard de quasi tous les collaborateurs. Et pourtant le fisc considère que si, en tant qu'employeur, vous mettez ce matériel à la disposition de vos collaborateurs, vous leur procurez également un avantage de toute nature.

La raison est évidemment que les collaborateurs peuvent très facilement utiliser ces appareils à des fins privées. Le fisc accepte de ne pas considérer la mise à disposition de ces appareils comme un avantage uniquement s'il est réellement établi que toute utilisation privée est interdite ou impossible.

Par ailleurs, il convient également de préciser que la base imposable de l'avantage est plutôt réduite. Le collaborateur n'est pas imposé sur la valeur réelle des appareils, mais sur un montant forfaitaire. Le fisc évalue l'avantage résultant de l'utilisation privée comme suit :

pour la mise à disposition gratuite d'un PC (ou ordinateur portable) : 72 euros/an par appareil ;

pour la mise à disposition gratuite d'une tablette ou d'un téléphone portable : 36 euros/an par appareil.

Et les accessoires ?

Dans deux rulings du 30 mars 2021 (sur les plans cafétéria), la commission de ruling considère que de très nombreux accessoires sont compris dans le forfait et ne procurent donc pas un avantage distinct.

En ce qui concerne les ordinateurs portables, la commission précise que sont compris dans le forfait : une imprimante, un écran supplémentaire, un câble de chargement supplémentaire, un clavier et une souris, en vue d'un usage exclusif avec le PC ou l'ordinateur portable choisi. Sont également compris dans le forfait la sacoche de transport de l'ordinateur portable et une clé USB.
En ce qui concerne le smartphone, il n'y a aucun avantage distinct à imputer pour les accessoires standard d'une valeur limitée par rapport à l'appareil. La commission cite comme exemples : la housse de protection, un câble de chargement supplémentaire, mais aussi une batterie portable.

Tous ces objets constituent l'équipement périphérique du PC ou smartphone et ne donnent donc pas lieu à un avantage de toute nature supplémentaire.
Ils sont évidemment déductibles au titre de charge professionnelle dans le chef de l'employeur.

À la fin de la mise à disposition

La commission de ruling ajoute toutefois qu'à la fin de la mise à disposition du matériel TIC, il peut éventuellement y avoir un avantage de toute nature à hauteur de la valeur résiduelle réelle de l'appareil lorsque " la fin de la mise à disposition s'accompagne du transfert de propriété du matériel TIC vers le patrimoine privé du travailleur bénéficiaire ".

Concrètement : si le travailleur peut conserver son smartphone ou son ordinateur portable à la fin de son contrat de travail, il peut en résulter un avantage imposable dans son chef. Dans ce cas, le fisc se base sur la valeur réelle du matériel. À ce moment-là, l'équipement périphérique sera bel et bien pris en compte. C'est également la raison pour laquelle la plupart des employeurs soit récupèrent le matériel, soit réclament une contribution à l'ex-travailleur.