L’indemnité kilométrique forfaitaire du 1er juillet 2020 au 30 juin 2022

Le montant de l’indemnité kilométrique pour les fonctionnaires fédéraux qui effectuent des déplacements avec leur propre véhicule est traditionnellement communiqué peu avant le 1er juillet. Mais cette communication concerne aussi les experts-comptables et les conseils fiscaux puisque le montant de cette indemnité a également de l’importance sur le plan fiscal.

Avec le propre véhicule

Si, en tant qu’employeur, vous demandez à votre travailleur d’effectuer un déplacement avec son propre véhicule pour l’une ou l’autre activité, il est logique que vous lui payiez une indemnité pour les frais pris en charge. D’un point de vue strict, le travailleur doit prouver ces frais. Mais pour des raisons pratiques, l’Administration fiscale accepte que cette indemnité soit calculée de manière forfaitaire.

L’indemnité ne peut cependant pas dépasser un maximum déterminé, qui est égal à l’indemnité kilométrique forfaitaire que les fonctionnaires fédéraux reçoivent pour l’utilisation de leur véhicule à moteur personnel « pour les besoins du service ».

Pour la période du 1er juillet 2019 au 30 juin 2022, le maximum est fixé à 0,3707 euro par kilomètre (contre 0,3542 euro par kilomètre pour l’année précédente).

Attention : les déplacements qu’un travailleur effectue entre son domicile et son lieu de travail fixe ne sont pas des déplacements pour le compte de l’employeur ! Ces déplacements n’entrent donc pas en considération et si vous payez une indemnité pour ces déplacements, celle-ci sera en principe considérée comme une rémunération (même si différentes exonérations sont possibles).

Maximum 24 000 kilomètres

En ce qui concerne les déplacements effectués pour le compte de l’employeur, le fisc accepte que l’indemnité soit fixée forfaitairement aussi longtemps que la distance totale parcourue reste inférieure à 24 000 kilomètres. Au-delà de 24 000 kilomètres, le fisc n’acceptera plus le calcul forfaitaire et vous devrez tout de même produire des preuves.

Qui plus est, le montant de 0,3707 euro par kilomètre est « seulement » un maximum. Si le travailleur peut prouver des frais plus élevés, vous pouvez lui payer une indemnité plus élevée, toujours à condition de produire les preuves nécessaires.

À noter que cette réglementation s’applique également en matière d’ONSS. En principe, toutes les indemnités que vous payez au travailleur sont considérées comme rémunération. Les frais propres à l’employeur sont exclus de la rémunération et, pour les frais de déplacement, vous pouvez utiliser le même forfait que celui qui est appliqué par le fisc.

Pouvez-vous, en tant qu’employeur, déduire cette indemnité ?

Jusqu’à l’exercice d’imposition 2020, les frais de carburant et les autres frais de voiture étaient traités différemment dans l’impôt des sociétés. L’indemnité forfaitaire pour le calcul de la déduction de frais a dès lors été ventilée en une partie pour le carburant et une partie pour tous les autres frais (comme les amortissements et les frais d’entretien). La proportion entre les deux a été fixée forfaitairement à 30 % pour le carburant et à 70 % pour les autres frais.

Mais cette modification radicale de la déductibilité des frais de voiture depuis le 1er janvier 2020 (exercice d’imposition 2021) rend cette distinction inutile. Tous les frais de voiture sont déductibles sur la base de la formule suivante :

120 % - (0,5 x coefficient x émission de CO2 (en g/km))

Le coefficient est le suivant :

« 1 » pour les voitures au diesel ;

« 0,90 » pour les voitures au gaz naturel (d’une puissance inférieure à 12 CV fiscaux) ;

« 0,95 » pour les voitures équipées d’un autre moteur (essence, électrique, LPG…).

La déduction calculée à l’aide de cette formule ne peut être supérieure à 100 % ni inférieure à 50 % (40 % si la voiture a une émission de CO2 de plus de 200 g/km).

Volontaires

Indépendamment de ce qui précède, l’indemnité kilométrique pour les fonctionnaires fédéraux est utilisée pour un autre calcul forfaitaire. Le statut de volontaire ne permet pas que les prestations fournies soient rémunérées. Seul un défraiement est autorisé. En plus des maxima mensuel et annuel généraux, un maximum distinct s’applique pour les indemnités de déplacement. La limite est fixée à 2 000 kilomètres par an et par volontaire (il n’y a pas de limite pour les volontaires dont l’activité consiste à transporter régulièrement des personnes). L’indemnité ne peut en l’occurrence pas non plus dépasser l’indemnité kilométrique pour les fonctionnaires fédéraux.

Le prix de la facilité

Le calcul forfaitaire a pour grand avantage que l’employeur et le travailleur peuvent se limiter à prouver les kilomètres parcourus. Qui plus est, une indemnité de 0,3707 euro par kilomètre n’est pas ridiculement peu élevée. Comme pour tout calcul forfaitaire, il y aura des gagnants et des perdants, mais cette manière de procéder a à tout le moins le mérite d’être simple et pratique.