Frais de séjour en Belgique : augmentation du montant déductible fiscalement

En principe, les frais engagés à la demande ou au profit de l’employeur sont remboursés au travailleur. Les montants remboursés constituent des frais propres à l’employeur. Ils ne sont pas imposables dans le chef du travailleur et sont normalement déductibles pour l’employeur. Le travailleur doit en principe prouver la réalité et le montant de la dépense. Quelques exceptions sont toutefois prévues, comme c’est le cas pour les frais de séjour.

Frais propres à l’employeur

Als een werknemer kosten voorschiet voor zijn werkgever, dan zal de fiscus de terugbetaling ervan niet beschouwen als een vorm van loon. De werkgever die dergelijke kosten terug betaalt, moet in staat zijn om aan te tonen dat de vergoeding kosten betreft die eigen zijn aan hem als werkgever en dat die kosten ook echt werden gedragen: de werknemer moet een betalingsbewijs voorleggen aan de werkgever. 

Si l’employeur rembourse des frais qui n’ont pas été déboursés ou si le montant remboursé est supérieur à la dépense réellement engagée, l’indemnité est considérée comme faisant partie de la rémunération et est soumise à l’impôt.

Forfaitaire

Afin d’éviter que l’administration de la preuve n’entraîne une surcharge administrative, des forfaits sont d’application tant en matière fiscale qu’en matière de sécurité sociale. Le forfait présente l’avantage de ne plus devoir prouver que l’indemnité correspond à la dépense.
Il existe de nombreux exemples d’indemnités forfaitaires. C’est le cas des indemnités pour frais de car-wash, parking et péage, frais générés par un bureau à domicile, frais de représentation... Ces indemnités font généralement l’objet de rulings.

D’autres indemnités, comme l’indemnité pour frais de séjour, sont communiquées par le fisc via une circulaire.

Au niveau fiscal

Mi-septembre, l’administration fiscale a publié une circulaire adaptant les forfaits applicables pour les frais de séjour à partir du 1er septembre 2022. L’adaptation précédente date du 1er juin 2022.

Les nouveaux montants sont d’application depuis le 1er septembre 2022 :

indemnité forfaitaire journalière (également connue sous le nom de « frais de repas ») : 19,22 euros par jour (contre 18,84 euros par jour au 1er juin 2022) ;

indemnité forfaitaire mensuelle (maximum seize fois) : 19,22 euros par jour (contre 18,84 euros par jour au 1er juin 2022) ; et

indemnité journalière complémentaire pour frais de logement (« frais d’hôtel ») : 144,16 euros par nuit (contre 141,33 euros par nuit au 1er juin 2022).

En matière de sécurité sociale

Attention : les forfaits, tels qu’ils sont fixés par le fisc, sont indépendants des forfaits applicables en matière de sécurité sociale. L’administration de l’ONSS ne considère pas les indemnités couvrant les frais de séjour susmentionnés comme une rémunération si elles n’excèdent pas :

10 euros par jour pour les frais de route (pour absence de commodités) ;

7 euros par jour pour les frais de repas ; et

35 euros par jour si le membre du personnel doit séjourner sur place.

Ces montants n’avaient plus été adaptés depuis un certain temps. Par ailleurs, ces forfaits ne s’appliquent qu’au personnel non sédentaire.