L'assemblée générale de 2020 : à quoi devez-vous penser ?

Sous le nouveau Code des sociétés et des associations également, l'assemblée générale des actionnaires de la société demeure l'un des principaux événements annuels. Et tout comme sous l'ancienne législation, cette assemblée s'accompagne d'un certain formalisme.

Qui convoque l'assemblée générale ?

L'AG est convoquée par l'organe d'administration. Sauf disposition statutaire contraire, un administrateur individuel n'a pas cette compétence.

Les actionnaires non plus n'ont pas le pouvoir de convoquer l'assemblée générale, mais il existe une exception à cette règle : les actionnaires ont le droit de demander la convocation d'une assemblée générale et de faire inscrire des points à l'ordre du jour de cette assemblée dès lors qu'ils détiennent au moins 10 % du nombre total d'actions (dans la SRL) ou que leur participation représente au moins 10 % du capital (dans la SA).

Il convient de noter que ceci représente un assouplissement par rapport à l'ancien Code des sociétés. À l'époque, le seuil était de 20 % dans les deux cas.

Lorsque le ou les actionnaires qui atteignent ce quorum en font la demande à l'organe d'administration, celui-ci dispose en principe (comme avant) de trois semaines pour convoquer l'assemblée générale.

Le commissaire-réviseur peut également convoquer l'assemblée générale, plus précisément dans les situations conflictuelles. Enfin, la loi prévoit plusieurs autres moments auxquels l'assemblée générale doit être convoquée, par exemple après constatation que des pertes considérables ont été subies, en cas de rachat d'actions propres et en cas de quasi-apport.

Comment l'assemblée générale est-elle convoquée ?

L'assemblée générale d'une SRL est convoquée par une lettre de convocation. Le nouveau CSA permet qu'elle le soit par e-mail, le cas échéant.

Dans les SA non cotées, les actionnaires doivent être convoqués par une annonce insérée dans le Moniteur belge et sur le site web de la société. L'AG d'une SA doit également être annoncée dans un organe de presse de diffusion nationale. Ceci n'est pas nécessaire pour les assemblées générales ordinaires dont l'ordre du jour est limité à l'approbation des comptes annuels et à la décharge des administrateurs et du commissaire. Dans une SA, les détenteurs de titres nominatifs peuvent également être convoqués par e-mail. Sous l'ancien Code des sociétés, les détenteurs de titres nominatifs devaient être convoqués par lettre recommandée si tous les titres émis par la société étaient nominatifs. Cette obligation a disparu.

La convocation mentionne le lieu, la date et l'heure de l'assemblée générale, ainsi que l'ordre du jour contenant l'indication des sujets à traiter et est communiquée au moins quinze jours avant l'assemblée générale aux actionnaires, aux administrateurs et au commissaire.

Qui peut assister à l'assemblée générale ?

Les actionnaires avec droit de vote peuvent évidemment y assister, mais aussi les actionnaires sans droit de vote, de même que les administrateurs et le commissaire-réviseur.
S'il y a des titulaires d'obligations, ils peuvent également y assister, mais uniquement avec une voix consultative.

L'assemblée générale peut être remplacée par une procédure écrite. Les conditions sont strictes, mais pas insurmontables dans les plus petites sociétés : a) tous les actionnaires doivent prendre toutes les décisions à l'unanimité et par écrit et b) toutes les décisions relèvent des pouvoirs de l'assemblée générale.
Il existe une exception à cette dernière condition, à savoir lorsque la décision doit être reçue dans un acte authentique. C'est le cas pour une augmentation ou une réduction de capital, une dissolution, une fusion, une scission et pour toute autre modification des statuts. Ce type de décision nécessite l'intervention d'un notaire et ne peut donc pas être prise par écrit.

La participation grâce à un moyen de communication électronique comme Skype ou Zoom est également possible, mais cette possibilité doit être prévue dans les statuts. Cette possibilité ne s'adresse par ailleurs qu'aux actionnaires : les administrateurs et le commissaire ne peuvent pas participer à l'assemblée générale de cette manière. Le vote à distance avant l'assemblée générale au moyen d'un formulaire, d'une lettre ou via le site web de la société constitue également une possibilité, mais à nouveau, uniquement si les statuts l'autorisent.

Comment se déroule l'assemblée générale ?

Le président dirige l'assemblée et préside à la police de la séance, ce qui signifie qu'il donne et reprend la parole.
Le président respecte l'ordre du jour. Il ne peut dès lors pas laisser tomber des points, mais peut ajouter des points urgents, le cas échéant. Si tous les actionnaires sont présents, il peut être décidé à l'unanimité de modifier l'ordre du jour.

Les administrateurs et le commissaire sont tenus de répondre aux questions se rapportant aux points de l'ordre du jour. Ils ne peuvent refuser d'y répondre que dans l'intérêt de la société.

Comment le droit de vote est-il exercé ?

Le vote est en principe secret. Ce n'est pas obligatoire, mais les actionnaires peuvent toujours le demander. Les actionnaires peuvent se faire représenter par un mandataire (sauf si les statuts l'interdisent). Les statuts peuvent également autoriser les actionnaires à exprimer leur vote par écrit avant l'assemblée générale.

Pourquoi toutes ces règles formelles ?

L'assemblée générale des actionnaires (tant l'assemblée annuelle que les autres assemblées) est soumise à toute une série de règles formelles. Ces règles visent à protéger tous les intéressés : la société, les tiers (comme les créanciers), mais aussi les actionnaires eux-mêmes. Le CSA a procédé à certains assouplissements, mais les conditions essentielles restent inchangées.

En vertu de la COVID-19, toutes les sociétés et associations ont la possibilité de tenir leurs assemblées générales et leurs conseils d'administration en ligne autant que possible, même si les statuts l'interdisent ou les reportent après le 3 mai. Ces deux dérogations sont facultatives. Les dérogations peuvent être prolongées s'il s'avère qu'il ne sera pas possible de suivre les règles normales de convocation, de fonctionnement et de vote de la réunion après le 3 mai 2020.