Nouveau point de vue du fisc sur le télétravail

L'administration fiscale a fait part de son point de vue sur les conséquences fiscales du télétravail dans une circulaire publiée fin février. S'il est vrai que cette circulaire a vu le jour dans le contexte de la crise de la Covid-19, le nouveau point de vue du fisc s'applique, indépendamment de la pandémie, à toutes les situations de télétravail depuis le 1er mars 2021.

Télétravail

La circulaire traite à la fois du remboursement des frais de bureau, des frais relatifs à du mobilier de bureau, des frais pour l'utilisation d'une connexion internet, des frais pour l'utilisation d'un ordinateur privé... et de la mise à disposition par l'employeur de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique.

Il est question de télétravail lorsque le travailleur effectue de façon régulière à domicile un travail qu'il pourrait également réaliser dans les locaux de l'employeur.
À cet égard, il s'agit de véritable télétravail effectué dans les locaux privatifs du travailleur. Le travail effectué dans un bureau satellite de l'employeur ne constitue pas du télétravail. Il s'agit par ailleurs du télétravail organisé dans le cadre de journées de travail normales. Les frais exposés pour pouvoir travailler le week-end, par exemple, ne relèvent pas du cadre du télétravail !

Le nouveau point de vue ne s'applique pas aux dirigeants d'entreprise.

Remboursement de frais

En principe, toutes les indemnités payées par un employeur à un travailleur en raison ou à l'occasion de l'activité professionnelle sont imposables en tant que rémunérations de travailleur.
Le remboursement de frais propres à l'employeur n'est pas imposable, mais les parties doivent pouvoir prouver que l'indemnité est destinée à couvrir des frais propres à l'employeur et que cette indemnité a effectivement été consacrée à de tels frais.
Heureusement, le fisc autorise que, pour certains types de frais, cette indemnité soit déterminée de manière forfaitaire.

Le fisc précise que l'employeur peut octroyer une indemnité forfaitaire de bureau d'un montant maximal de 129,48 euros par mois. Ce n'est pas nouveau. Pour les mois d'avril, mai et juin 2021, ce montant peut (mais ne doit donc pas obligatoirement) être augmenté à un montant maximum de 144,31 euros par mois. Jusqu'à ce montant maximum, l'indemnité est exonérée d'impôt (et de cotisations ONSS aussi d'ailleurs). Au-delà de ce montant, la partie qui dépasse est imposable au titre de rémunération.
Le maximum ne doit pas être réduit en cas de prestations à temps partiel et peut également être payé pendant les congés.

Cette indemnité forfaitaire de bureau ne peut donc être octroyée qu'en cas de télétravail structurel et régulier. Cela signifie que le membre du personnel doit travailler depuis son domicile au moins une journée de travail (ou équivalent) par semaine (l'évaluation s'effectue sur une base mensuelle). Deux demi-journées de télétravail par semaine sont également autorisées, par exemple. On peut exceptionnellement aussi avoir recours au régime en cas de télétravail non structurel, par exemple, si un travailleur est absent pour cause de maladie pendant un mois complet.

Quelles sont les dépenses couvertes ?

L'indemnité couvre des frais tels que l'usage d'un espace de bureau au domicile du travailleur (location, amortissements), les fournitures informatiques et d'impression (pas l'imprimante ni l'ordinateur eux-mêmes, mais bien le papier, une clé USB, un tapis de souris...) et les fournitures de bureau (dossiers, blocs de cours, stylos à bille...).

L'administration autorise en outre qu'en plus de cette indemnité, l'employeur rembourse plusieurs autres dépenses en tant que frais propres à l'employeur ou mette du matériel à disposition. La circulaire énumère les dépenses éligibles. Figurent entre autres dans cette liste, un siège de bureau, un deuxième écran d'ordinateur, une imprimante/un scanner et un clavier.
Ces dépenses peuvent, selon le cas, être répétées annuellement ou non. Le fisc considère, par exemple, qu'un siège de bureau a une durée de vie de dix ans et un deuxième écran une durée de vie de seulement trois ans.
Mais attention : si le télétravail ou l'activité professionnelle prend fin et si le matériel ne doit pas être remboursé, il en résulte un avantage de toute nature dans le chef du travailleur.

Le fisc autorise également le cumul de différentes indemnités forfaitaires de télétravail avec des indemnités forfaitaires complémentaires pour des investissements spécifiques. L'employeur peut, par exemple, octroyer, en plus des indemnités ci-dessus, une indemnité :

d'un montant maximum de 20 euros par mois pour l'utilisation à des fins professionnelles d'une connexion et d'un abonnement internet privés ; et

d'un montant maximum de 20 euros par mois pour l'utilisation à des fins professionnelles d'un ordinateur privé avec périphériques, ou d'un montant maximum de 10 euros par mois pour l'utilisation à des fins professionnelles d'un deuxième écran d'ordinateur, d'une imprimante et/ou d'un scanner personnels, sans ordinateur privé.

Attention : les règles relatives à la détermination de l'avantage de toute nature résultant de l'utilisation à des fins personnelles d'un PC, d'une tablette, d'une connexion internet, d'un téléphone mobile ou d'un abonnement de téléphonie fixe ou mobile mis gratuitement à disposition restent applicables.