Organiser un transport collectif pour votre personnel ?

En tant qu'employeur, vous pouvez organiser le transport collectif de votre personnel vers son lieu de travail. Ce transport peut s'avérer fiscalement intéressant puisque les frais y afférents sont déductibles à 120 %.

Transport collectif

Les frais que vous supportez en tant qu'entreprise pour le transport collectif de votre personnel sont déductibles à concurrence de 120 % (ce qui signifie que vous pouvez donc déduire plus de "frais" que ceux réellement supportés).

Exemple

Une société dispose d'un minibus utilisé exclusivement pour le transport collectif du personnel. Les frais supportés par l'entreprise pour ce véhicule s'élèvent à 5 000 euros : la société peut déduire 6 000 euros.

Conditions

Les éléments suivants sont fondamentaux pour pouvoir bénéficier de ce régime avantageux :

il doit s'agir d'un transport collectif : la déduction majorée ne s'applique donc pas pour le transport individuel d'un travailleur ;

du personnel ;

vers et au départ de son lieu de travail : le transport peut démarrer au domicile mais aussi par exemple à la gare ou à un arrêt de bus ;

organisé par l'employeur : le remboursement d'un abonnement pour des membres du personnel qui utilisent les transports publics pour leurs déplacements du domicile au lieu de travail (S.N.C.B., De Lijn, STIB, TEC) ne peut bénéficier de la déduction de 120 %, puisque ces transports sont publics et qu'ils ne sont pas organisés par l'employeur même ;

avec un véhicule de l'entreprise ou par le biais d'une société de transports externe.

Vous pouvez également recourir à ce système avec d'autres employeurs.

Quels véhicules, quels frais ?

En principe, cela concerne les frais qui ont trait directement aux minibus, autobus et autocars, tels que ces véhicules sont définis par la réglementation relative à l'immatriculation des véhicules à moteur. Il n'est toutefois pas clairement établi ce qu'il faut entendre exactement par "minibus". Un arrêté royal du 15 mars 1968 en donne une définition : "tout véhicule conçu et construit pour le transport de personnes et qui peut comprendre, en transport rémunéré de personnes, huit places au maximum, non compris le siège du conducteur, et équipé d'une carrosserie d'un type analogue à celui des camionnettes ou d'autobus."

La loi dispose que le transport collectif doit se faire en autocars, autobus ou minibus. Le fisc est apparemment plus souple et autorise la déduction majorée pour chaque transport organisé (vers et au départ du lieu de travail) effectué avec tout véhicule approprié au transport d'au moins deux personnes : une voiture particulière ordinaire entre donc aussi en considération.

Le véhicule est également utilisé à des fins autres que le transport collectif

Si le véhicule est également utilisé à d'autres fins, seuls les frais afférents au transport collectif sont déductibles à 120 %. Pour les autres frais, il convient d'appliquer la limite de déduction ordinaire : 75 % pour les frais de carburant et limitation de la déduction des autres frais de voiture en fonction des émissions de CO2.

Exemple

Une société dispose d'un minibus utilisé d'une part pour le transport collectif du personnel (environ 12 000 km par an) et d'autre part pour des livraisons, des commandes, etc. (environ 18 000 km par an). Les frais afférents au véhicule s'élèvent à 10 000 euros, dont 3 000 euros de frais de carburant. Le minibus est équipé d'un moteur à essence dont les émissions de CO2 atteignent 185 g/km (limitation à 60 %). Le véhicule a parcouru au total 30 000 kilomètres.

Les frais peuvent être déduits de la manière suivante :

Pour le transport collectif : 10 000 euros × (12 000 km/30 000 km) × 120 %                   = 4 800 euros

Pour les autres déplacements, une distinction doit être faite entre les frais de carburant (déductibles à 75 %) et les autres frais de voiture (déductibles en l'occurrence à 60 %) :

frais de carburant : 3 000 × (18 000 km/30 000 km) × 75 % = 1 350 euros

autres frais de voiture : 7 000 × (18 000 km/30 000 km) × 60 %                   = 2 520 euros

Montant total déductible : 4 800 + 1 350 + 2 520 = 8 670 euros.

A titre de comparaison :

si le minibus était utilisé exclusivement pour le transport collectif, la société pourrait déduire 12 000 euros ;

si le minibus était utilisé uniquement pour d'autres déplacements, la société ne pourrait déduire que 6 450 euros.

Formalités

Les règles concernant le transport collectif organisé doivent être reprises dans une convention collective ou individuelle écrite conclue entre l'employeur et le travailleur.

Par ailleurs, la déduction des 20 % supplémentaires est soumise à la condition que le montant soit porté et maintenu à un ou plusieurs comptes distincts du passif : il ne peut dès lors être affecté à la réserve légale ou être distribué comme bénéfice.

Quelles sont les conséquences d'un transport collectif pour votre personnel ?

Grâce à ce système, vos travailleurs bénéficient d'un transport gratuit vers et au départ de leur lieu de travail, ce qui constitue sans conteste pour eux un avantage. Celui-ci est toutefois considéré comme un petit avantage social, qui est dès lors exonéré dans leur chef (il ne s'agit donc pas d'un avantage de toute nature imposable). L'exonération est égale au prix d'un abonnement de train en première classe pour une distance équivalente.