Formalités de convocation à l'assemblée générale

Traditionnellement, les assemblées générales sont organisées dans le courant des mois de mai ou juin. La convocation d'une assemblée générale est soumise aux règles du Code des Sociétés. La convocation varie selon la forme juridique de la société et la nature des titres émis. Exceptionnellement, l'assemblée générale peut renoncer à ces formalités de convocation et se réunir sans convocation formelle. Quelques points d'attention.

Le Code des Sociétés fixe les formalités de convocation de l'assemblée générale des actionnaires/associés. Si les règles prévues par les statuts de votre société sont plus strictes que celles prévues par la loi, ce sont les statuts qui priment.

Qui faut-il convoquer à l'assemblée?

En principe, l'assemblée générale d'une SA, d'une SCS ou d'une SPRL est convoquée par le conseil d'administration ou par les gérants. Ils doivent convoquer tous les actionnaires et tous les titulaires de certificats émis avec la collaboration de la société ainsi que les titulaires d'obligations et de warrants. Les détenteurs d'actions sans droit de vote ou dont le droit de vote est suspendu doivent également être convoqués parce qu'ils ont le droit d'assister à l'assemblée générale.

Comment convoquer l'assemblée générale ?

La suppression des actions au porteur a un impact sur les formalités de convocation à respecter. La période de transition au cours de laquelle les actions au porteur doivent être converties en actions nominatives ou en titres dématérialisés a expiré. Depuis le 1er janvier 2014, les actions au porteur n'existent plus. Les formalités de convocation pour les actions au porteur ne sont donc plus applicables. A défaut de mesures distinctes pour les titres dématérialisés (dans une SA ou une SCS), les règles de convocation générales sont applicables.

Quand l'ensemble des actions, obligations, warrants ou certificats émis avec la collaboration de la société est nominatif, il suffit d'envoyer une invitation par lettre recommandée à la poste, sauf si les destinataires ont, individuellement, expressément et par écrit, accepté de recevoir la  convocation par un autre moyen de communication (par exemple fax, e-mail, sms, notification par internet, etc.). En cas de dématérialisation de tout ou partie des titres, une convocation par lettre recommandée ne suffit plus (cf. infra).
À l'exception des sociétés dont les actions sont autorisées sur un marché réglementé, la convocation de l'assemblée générale ne peut plus se faire par la presse.

L'assemblée générale (et donc également la réunion annuelle) peut également être convoquée sans formalités pour autant toutefois que tous les actionnaires/associés soient présents ou représentés, qu'ils n'émettent aucune réserve quant à l'absence de convocation formelle et qu'ils acceptent l'ordre du jour proposé. Une mention dans le procès-verbal est requise. Il va sans dire que cela ne fonctionne que si votre société ne compte qu'un nombre limité d'actionnaires/associés.

A quel moment faut-il convoquer l'assemblée ?

La réunion annuelle doit intervenir dans les six mois de la clôture de l'exercice comptable. A la demande d'un cinquième du capital,  une réunion générale d'un SA, d'une CSC ou d'une SPRL doit être convoquée dans les trois semaines de la demande.

La convocation est envoyée dans les 15 jours civils précédant l'assemblée générale. En cas d'actions ou d'obligations dématérialisées, les convocations à l'assemblée générale interviennent par le biais d'une annonce au Moniteur belge au moins 15 jours avant la réunion et dans un quotidien de diffusion nationale quinze jours avant la réunion. L'annonce par la presse n'est pas requise pour les réunions annuelles qui ont lieu dans la commune, au lieu, au jour et à l'heure mentionnés dans l'acte de constitution et dont l'ordre du jour est limité (i. e. traitement des comptes annuels).

Pour les sociétés cotées en Bourse - dont il n'est pas question dans le présent article - un régime dérogatoire est applicable (le délai est de minimum 30 jours).

Quel doit être le contenu de la convocation ?

Dans les grandes lignes, la convocation à l'assemblée générale de votre société non cotée en bourse doit comprendre le contenu suivant :

la dénomination de la société;

la forme, en entier ou en abrégé;

l'indication du siège de la société;

le numéro d'entreprise;

le terme "registre des personnes morales" ou l'abréviation "RPM", suivi de l'indication du siège du tribunal dans le ressort territorial duquel la société a son siège social, le cas échéant si la société est en liquidation ;

le lieu, la date et l'heure. Pour la réunion annuelle, ces informations figurent dans les statuts, mais ce n'est pas le cas pour les assemblées générales ordinaires et extraordinaires. À défaut de données précises, l'assemblée générale a lieu au siège de la société. Sauf mention contraire dans les statuts, elle aura lieu un jour ouvrable, un dimanche ou un jour férié, pendant ou en dehors des heures normales de travail ;

l'ordre du jour. L'assemblée ne peut délibérer valablement que sur les points inscrits à l'ordre du jour. L'ordre du jour de l'assemblée générale doit comprendre au moins les points suivants : la délibération sur le rapport annuel ou sur le rapport de l'organe de gestion ; la délibération sur le rapport de l'éventuel/des éventuels commissaire(s) ; le traitement et l'approbation des comptes annuels ;  la décharge des administrateurs ou gérants et du commissaire/des commissaires. D'autres points peuvent être prévus à l'ordre du jour (par exemple la nomination et la prolongation du mandat des administrateurs  et commissaires ou la révocation d'un administrateur) ;

les formalités à accomplir pour l'accès à l'assemblée générale.

A l'exception des décisions qui doivent être passées par un acte authentique, les actionnaires peuvent, à l'unanimité, prendre par écrit toutes les décisions qui relèvent du pouvoir de  l'assemblée générale. Il va sans dire que l'assemblée générale écrite concerne plutôt les sociétés dont le nombre d'actionnaires est limité. Puisqu'une assemblée annuelle n'implique pas de décision requérant un acte authentique, les décisions peuvent être prises dans le cadre de cette assemblée écrite.

En conclusion, signalons qu'une assemblée générale qui n'a pas été convoquée conformément au Code des Sociétés risque d'être entachée de nullité. Réfléchissez bien avant de vous lancer !