L'utilité du procès-verbal de l'assemblée générale

Les sociétés qui clôturent leur exercice au 31 décembre de chaque année tiendront prochainement leur assemblée générale annuelle. Le procès-verbal est le rapport qui est établi pour chaque réunion de l'assemblée générale. Pour un administrateur ou gérant, il peut être utile de faire acter certaines prises de position dans le procès-verbal.

Pourquoi établir un procès-verbal?

Préparer, organiser et clôturer une assemblée générale, ou encore y assister, dans le respect des exigences légales n'est pas une sinécure. Le procès-verbal est avant tout un moyen de disposer d'une preuve de ce qui s'est passé à l'assemblée générale et de ce qui y a été décidé.

Conformément à la loi, la société privée à responsabilité limitée unipersonnelle doit tenir un registre des décisions au siège de la société, et donc pas un registre des procès-verbaux de l'assemblée générale. L'absence d'un tel registre n'affectera pas la validité des décisions de l'associé unique, dans la mesure où l'obligation de tenir un registre des décisions n'est pas prescrite à peine de nullité. L'associé peut prouver ses décisions d'une autre manière. Le registre des décisions sera pourtant, pour l'associé unique, le moyen de preuve par excellence.

Pour un administrateur ou gérant, il peut être utile de faire acter certaines prises de position. Par exemple, lorsque d'autres administrateurs ou gérants ont commis une infraction aux statuts ou au Code des sociétés. Celui qui fait acter l'infraction dispose ainsi déjà d'un élément de preuve pour la suite, qui lui évitera de voir sa responsabilité engagée.

Le juge peut décider que les organes de la société n'ont pas fonctionné correctement dès lors qu'il manque les procès-verbaux des assemblées générales de la société et en conclure que la personne qui est derrière la société a en réalité agi personnellement et doit également être déclarée en faillite.
Le fait de ne pas acter une décision déterminée n'entraîne pas automatiquement la nullité de la décision, mais peut conduire à des difficultés d'administration de la preuve.

Qui doit rédiger le procès-verbal?

Le procès-verbal doit être rédigé avant la clôture de l'assemblée générale, autrement dit pendant la réunion.
Dans le cas d'une assemblée générale extraordinaire (pour les modifications de statuts) qui se tient par-devant un notaire, le procès-verbal est consigné par ce dernier dans un acte notarié. Une assemblée générale ordinaire (assemblée annuelle) et une assemblée générale spéciale ne requièrent pas la présence d'un notaire. Le procès-verbal est en l'occurrence rédigé par le bureau ou plus précisément par le secrétaire de l'assemblée. Il est inscrit ou collé dans le registre des procès-verbaux et signé par les membres du bureau et par les actionnaires/associés qui en font la demande.

Quel est le contenu du procès-verbal?

Le procès-verbal mentionne généralement le nom de la société; la date, l'heure et le lieu de la réunion ; la désignation du bureau ; la constatation de la régularité de la constitution ; l'analyse, l'approbation ou le refus des comptes annuels, etc.

Si la révocation ou la nomination du (des) administrateur(s) ou du commissaire figurent à l'ordre du jour de l'assemblée générale, une copie de l''acte de nomination' doit être publiée. Concrètement, cela signifie qu'il faut joindre une copie du procès-verbal de cette assemblée générale. Les tiers sont informés des règles de fonctionnement et de représentation de la société via les formalités de publicité. Si ces formalités ne sont pas respectées, les tiers ne doivent pas tenir compte des informations non publiées. Conseil : ne reprenez pas d'informations confidentielles ou sensibles concernant l'entreprise dans le procès-verbal. Le procès-verbal est versé au dossier de la société et peut être consulté au greffe par les tiers.

La liste de présence, les convocations (ou annonces), les procurations utilisées sont généralement aussi annexées au procès-verbal.

Qui est lié par le procès-verbal et qui peut y avoir accès?

Le procès-verbal lie :

ses signataires ;

les actionnaires/associés qui connaissent le contenu, mais qui n'ont pas signé le procès-verbal ;

la société elle-même ;

les administrateurs/gérants et actionnaires/associés absents, et les actionnaires/associés qui ont voté contre (la majorité décide) ;

les tiers, pour autant qu'un extrait du procès-verbal ait été publié.

Les personnes suivantes peuvent avoir accès au procès-verbal :

les signataires et les actionnaires/associés ;

le commissaire et l'expert-comptable ;

le fisc, si le contenu est nécessaire pour établir l'impôt sur les revenus.

Les tiers - tels que les journalistes et les banques - n'ont pas accès au procès-verbal. Mais les tiers peuvent consulter le dossier de la société au greffe du tribunal de commerce.