Indemnité forfaitaire dans le secteur privé

Les règles relatives aux indemnités forfaitaires octroyées dans le secteur privé s'inspirent de celles en vigueur pour les fonctionnaires fédéraux. Elles ont été légèrement adaptées en juillet dernier. Voici un bref récapitulatif qui vous permettra d'être parfaitement au fait des règles en vigueur.

À quelle indemnité avez-vous droit ?

Un travailleur qui a engagé des dépenses en réalité propres à l'employeur peut en réclamer le remboursement, et ce, en exonération d'impôt.

Pour pouvoir obtenir le remboursement de frais, vous devez introduire une demande de défraiement auprès de votre employeur. Deux options s'offrent à vous. Vous pouvez :

soit calculer les frais réels : vous devez dans ce cas conserver les pièces justificatives requises,

soit appliquer un forfait si vous ne disposez pas de pièces justificatives. Ce forfait ne peut bien sûr être fixé de manière arbitraire. Vous devez vous baser sur des " normes sérieuses " comme le forfait octroyé aux fonctionnaires fédéraux. Rien ne vous empêche toutefois de demander un forfait supérieur à ce dernier. Si tel est le cas, vous devrez bien entendu prouver que vous avez déterminé ce forfait conformément à une autre norme sérieuse.

Forfaits prévus pour les fonctionnaires fédéraux et pouvant être appliqués pour les travailleurs

Voici un aperçu de quelques forfaits appliqués par les autorités fédérales et sur lesquels vous pouvez vous baser. Tous les montants ont été indexés pour 2017.

Pour les voyages de service en Belgique, vous pouvez appliquer soit une indemnité forfaitaire journalière de 16,73 EUR soit une indemnité forfaitaire mensuelle de 267,68 EUR (le forfait mensuel étant plafonné à 16 fois le montant du forfait journalier). Pour les fonctionnaires fédéraux, l'octroi de ces forfaits est subordonné à des conditions de durée et de distance qui ne doivent pas être nécessairement remplies dans le secteur privé.

S'il s'agit d'un voyage de service avec logement, le forfait journalier passe à 125,51 EUR.

En cas de voyage de service à l'étranger, ce forfait est encore majoré. Celui-ci varie en fonction du pays de destination. Certains pays sont en effet plus chers que d'autres. La liste des indemnités forfaitaires par pays est régulièrement mise à jour et publiée au Moniteur belge.

Déplacements en train, voiture ou vélo

L'indemnité de déplacement varie en fonction du mode de transport utilisé :

transports en commun : votre employeur peut vous rembourser le prix d'une carte-train en deuxième ou première classe (les autorités fédérales se basent quant à elles sur le prix d'une carte en deuxième classe).

véhicule personnel (voiture, motocyclette ou cyclomoteur) : vous pouvez appliquer l'indemnité kilométrique forfaitaire fédérale dont le montant est fixé chaque année le 1er juillet et reste valable jusqu'au 30 juin de l'année qui suit. Ce montant est de 0,3460 EUR par kilomètre pour la période du 1er juillet 2017 au 30 juin 2018.

vélo : l'indemnité forfaitaire est fixée à 0,23 EUR par kilomètre.